» 2017年

  • 2017年04月18日 | 08:00

フォルムが「Talknote」を利用開始、コンサルタントの伴走で社内SNS導入の不安解消。


横浜元町・綱島にある、あなたの髪のキレイを叶える美容室「FORME(フォルム)を運営する株式会社フォルムがTalknoteの利用を開始しました。

【導入背景】
当時、社内の情報共有ツールを複数、利用していました。また、それらのツールには、既読/未読(※)を確認する機能がありませんでした。故に、共有後の情報管理が煩雑になっていました。一方で、組織的な課題もありました。店舗の拡大、及び従業員の増加で、昔まで密に取れていたコミュニケーションが希薄化し始めていました。そこで、社内SNSの導入を検討。情報の一元化に最適化されている、導入時に社内SNSの浸透をコンサルタントが伴走してくれる、この2点で「Talknote」の導入を決定しました。

※Talknoteの「既読/未読」は、誰が読んだか、読んでいないかまでわかります。

【期待する効果】
導入によって、以下の効果を期待しています。複数のツールに散らばっていた情報を「Talknote」に一元化することで、情報管理の簡素化と情報共有の効率化を可能にすること。規模拡大によって、取りづらくなっている社内のコミュニケーションを改善し、経営方針や会社のビジョンをしっかりと全社に浸透させることで、全社の一体感を醸成していくこと。

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  • 2017年04月17日 | 10:44

【活用術インタビュー】トークノートのTalknote 〜営業部編〜

会社によって、Talknoteの使い方は様々です。提供している私たちも知らないような利用をされているお客様もいらっしゃいます。だからこそ「いい会社ストーリー」という形で、様々なTalknote利用法をご紹介しています。そこで、今回はトークノート株式会社が社内SNS「Talknote」をどのように使っているか、社員の方々にインタビューしました!

今回、お話をしてくれたのはセールス&サポートユニットのお二人、外勤担当の岡部さんと内勤担当の南部さんです。

岡部 / セールス&サポート

2016年9月にトークノートにジョイン!現在、外勤営業として毎日、お客様とお話をしております。趣味を探すことが趣味です。

南部 / セールス&サポート

2017年1月にトークノートにジョイン!現在、内勤営業を担当。業界未経験ですが、元ホテルマンのホスピタリティを活かして、頑張ります。

ー 岡部さんは、前職でどのような情報共有をしていたんですか?

岡部:
情報共有をあまり頻繁にはしていなかったですね(笑)。前職は個人プレーで成立する営業部隊だったので、週次報告のみ行っていて、リアルタイムでの情報共有は少なかったです。だからこそ、トークノートに入社して、営業部におけるリアルタイムに行う情報共有の重要性を実感しました。

例えば、お客様から要望をもらった時に、一人で要望に対する回答を考えるよりも、即座に上司や同僚に相談する方が素早い対応ができます。周囲の人が答えをもっている可能性は大いにありますからね。報告・相談の文化がないと、一人で時間をかけて考え、自己判断する癖は染みつきます。前職時代には、その癖のせいでお客様への対応が遅くなり、結果的に失注してしまうということもありました。そのような経験と今の比較から、リアルタイムでの情報共有は重要だと感じています。

ー なるほど。他に、リアルタイムで情報共有を行うことのメリットはありますか?

岡部:
上長からリアルタイムにツッコミを受けることができ、思考癖がつきました。外回りしている際もメッセージで「なんで?」「じゃあ、次どうするの?」と常に聞かれます。思考癖がつくと、目的を持った行動ができるので、振り返りもスムーズです。かつ上司からもフィードバックがもらえますから、判断の質はぐんと上がります。

ー 今は、外勤・内勤ペアで動いているんですよね?

岡部:
そうですね。なので、「外勤—内勤」間での情報共有は密に行っています。例えば、内勤が新規でアポイントメントを取得した際、お客様の検討背景、課題、温度感などについて、計3回ほど外勤に共有してくれます。1回目がアポ取得時にオンラインで共有。2回目は、社内に戻った時に口頭で共有。3回目には訪問前日にメッセージでリマインドをしてくれます。毎日、外回りをしていると、情報過多状態になりますから、そうやって前日に整理された情報を送ってくれるのは大変ありがたいです。

その配慮ある情報共有にはアポに至るまでの内勤の努力や想いが乗っかっていますから、モチベーションにも繋がります。まさにチームプレイですよね。

南部:
そうですね。内勤も商談後に投稿される議事録で、自分が取得したアポがうまくいっていると、単純に嬉しいですし。ちなみに「外勤—内勤」だけではなく、「内勤—内勤」でもチームプレイはできていると思います。「インサイド情報共有」というグループがあり、内勤営業における気づきや上長からのフィードバックを共有しています。後から入社した自分も、このグループを見て、スキルアップのヒントを得ています。

ー Talknoteを利用してみて、「便利だな」と感じた部分はどこですか?

南部:
「同じ時間、同じ場所」にいない外勤と内勤がストレスなくコミュニケーションをとれることですね。メール&電話だと、情報の受け手が今どういう状況なのかわかりませんが、Talknoteは「ログイン確認」「既読/未読機能」などで、相手の状況を把握できます。外勤が応答できない理由の予想がつくと、余計なストレスはなくなりますからね。

岡部:
応対できない状況で電話がかかってくると外勤もモヤモヤするんですよね(笑)。「出たいが、出れない。だけど、電話がかかってくるということは緊急度が高いのではないか・・・」と思い、折り返したら、大した内容じゃないなんてこともありますからね。Talknoteを利用する場合、連絡手段が増えるので、「依頼事→タスク化」「お客様からのご連絡→メッセージ」「アポの取得→グループ」「トラブル→電話」など情報の緊急度/重要度によって使い分けができます。そこは、非常に便利だと感じますね。

 

ーTalknoteに関するお問い合わせはこちらー


 

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  • 2017年04月17日 | 08:00

『日経コミュニケーション』にてTalknoteが紹介されました。

2017年4月1日にリリースされた『日経コミュニケーション』の特集「組織・業務・事業を変えるチャット・ファースト」という記事において、Talknoteが紹介されました。記事では、昨年から提供を開始した人事課題を解消するHR機能について書かれています。

Talknoteもチャット分析を通じた人事施策の支援に力を入れている。投稿量の分析のほか、投稿時間に着目して過多な残業時間や勤務の間隔が短すぎる荷重労働を人事部に警告する機能の提供を2016年に初めた。

引用:日経コミュニケーション(2017.4.1)

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  • 2017年04月17日 | 08:00

お手伝いサービス「まごころサポート」を展開するMIKAWAYA21が社内SNS「Talknote」を導入

60歳以上のシニアの 「ちょっと困った」を解決する、お手伝いサービス「まごころサポート」やIoT事業等を運営するMIKAWAYA21株式会社がTalknoteの利用を開始しました。

【導入背景】
当時、社内の情報共有はGmail、LINE、Facebook、kintoneなど様々なツールを併用しており、共有する情報にあわせて、ツールの使い分けをしていました。「社内ルール」「業務の進捗」などの知りたい情報を探す際に、複数ツールの利用を余儀なくされるため、情報の取得に手間がかかる場合がありました。また、メンバーによって、ツールの使用比率が異なっていたこともあり、各自が持っている情報に偏りがありました。そのような課題を感じていた時に、代表の知人から「Talknoteで社内コミュニケーションが改善した!」との声を聞き、弊社も「Talknote」の導入に至りました。

【導入効果】
利用し始めて、2ヶ月(2017年3月現在)が経過しましたが、全スタッフが抵抗なく使いこなしています。課題であったツールの分散化も解消されはじめていて、今では社外との連絡はGmailと社内は「Talknote」としっかり使い分けができています。

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  • 2017年04月14日 | 10:15

【活用術インタビュー】トークノートのTalknote 〜営業⇄管理編〜

会社によって、Talknoteの使い方は様々です。提供している私たちも知らないような利用をされているお客様もいらっしゃいます。だからこそ「いい会社ストーリー」という形で、様々なTalknote利用法をご紹介しています。そこで、今回はトークノート株式会社が社内SNS「Talknote」をどのように使っているか、社員の方々にインタビューしました!

今回、お話をしてくれたのはセールス&サポートユニットの和田さんとコーポレートユニットの田崎さんです。

和田 / セールス&サポート

2013年11月1日にトークノートにJoin。趣味は食べること、漫画を読むこと、走ること…そして、博多華丸大吉の大大大ファンです

田崎 / コーポレート

2015年10月にJoin!サポート・スタンプ作成・総務・人事・秘書してます。チャン・グンソクとBIG BANG、韓国ドラマが好きです

ー 和田さんはトークノートに転職して3年経ち、Talknote上級者ですが、外勤営業として、一番便利に感じる部分はどこですか?

和田:
客先訪問する前に、そのお客様の情報をすぐ収集できることですね。Talknoteには検索窓があって、そこで「社名」で検索すると、その検索ワードが含まれる投稿が一覧になって表示されます。

そうすると…実は2年前に無料トライアルにお申込み頂いていたとか、問い合わせをもらっていたなどの情報が収集ができます。様々な情報があると、前回の提案より質を上げることができるので、営業活動という点で役立っています。

あと、便利だと思うのは、自分が参加していないグループの情報でもアクセスできることです。開発のやり取り、営業メンバーの日報、上長と同僚の間でどのようなやり取りがされているのかなどを見ることができますので、お客様から依頼があった機能開発の進捗、同僚がどの企業にコンタクトを取っているのかも把握できます。

ー コーポレートユニット(管理部門)では、どういう活用をしているんですか?

田崎:
まず初めに、コーポレートは関わる人が全方位に広がっているので、情報管理が煩雑になりやすい部署です。勤怠表の提出依頼、お知らせ、イベントの出欠確認、書類管理と情報共有する内容は多岐にわたります。その中で、最も管理を煩雑にする要素は受け手の「情報の見落とし」です。「○○の提出日です」とメールで連絡したとすると、当日になって「ごめんなさい、見落としていました。」など言われたりしますからね。それを防ぐためにリマインドを送って、エクセルでチェックシートを作ってと・・・きりないですよね(笑)。でもTalknoteだと、既読/未読機能で、誰が見落としているのかわかるので、未読の人にだけリマインドを送れば大丈夫です。

編集部:
すいません。よく見落とすのは、うちの部署です(笑)。

田崎:
それに、タスク機能で「完了/未完了」が表示されているので、誰が提出したのかわかります。エクセルでチェックシートを作る必要はありません。便利な機能で言うと、グループのメンバーを一気に選択して、メンション(※)をつけられることです。「そのグループに属しているメンバー全員」「全社員」などメンションを使い分けられます。

※メンションとは、特に読んでほしいメンバーに通知をする機能です。投稿画面で「@」を頭にそのメンバーの名前を入力すると、候補者が表示されるのでその中からメンバーを選択できます。

これは、昨年から実装された機能で本当に役に立っています。それまでは、よく引地さん(デザイナー)をメンションに入れ忘れていましたので・・・(笑)。

— 営業部と管理部の間では、どのような活用はされているんですか?

和田:
「申込書受注案件投稿」というグループがあります。これは、お客様から申込み書を頂いた際に、項目を埋めて、投稿するグループです。

投稿の目的は2つ、1つ目は契約書を扱っている管理部への情報共有です。申込書回収日、契約期間、契約料金、契約プラン、契約人数、支払期日と契約書のPDFデータを添付して管理部へ情報共有をし、請求書の依頼をかけます。

田崎:
投稿された時点で、経理のチェックが入り、契約書と記載されているデータを何度も確認し、それが完了したら私が紙の資料におとして、ファイリングをします。

和田:
目的の2つ目は初期導入コンサルティングを希望するお客様をコンサルタントへ伝えることです。絞込検索との相性もよく、「期間」「ユーザー名」で絞込検索ができるので、四半期におけるチームメンバーの受注歴をすぐに調べることもできるます。

これ、メールだったら本当に大変だなと思うことがあります。まず、関係者をCCで追加します。上長、管理部、コンサルタントは入れるにしても、さすがに営業部全員はいれられませんからね。なので、CCに追加されていないメンバーが受注案件を調べる場合、ファイリングされた申込書を見に行ったりしなくちゃいけない。余計な工数がかかるんですね。その点、Talknoteのグループだったら、初めから関係者をグループメンバーにしておけば、投稿するだけで伝わりますからね。本当に楽ですね。

 

ーTalknoteに関するお問い合わせはこちらー


 

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  • 2017年04月14日 | 08:00

トラボックスが社内SNS「Talknote」利用開始。複数事業をまとめ、会社に一体感を。

トラボックス株式会社が社内SNS「Talknote」の利用を開始しました。物流ネットワーク「トラボックス」・「100社へ物流見積もり!」、ミニクレープ「コロット」や「T-CONDITIONING」の運営など多岐にわたる事業を展開しています。

【導入背景】
トラボックスは事業展開に伴う規模拡大で、社員個人の動きが見えづらくなり、期日の管理や責任の所在が不明確になっていました。また、別事業部の社員の顔が互いに分からないような状況で、会社としての一体感に課題を感じていました。そういった状況で、社内SNSを導入検討し始め、数ある社内SNSの中でもスマートフォンでの使い勝手が良い「Talknote」を採用。

【期待する効果】
「Talknote」の利用によって、業務管理を簡易化し、期日通りに仕事が進められるようになること、また、全社員の顔を把握し、会社として一体感が生まれることを期待しています。

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