Talknote活用法

  • 2017年04月17日 | 10:44

【活用術インタビュー】トークノートのTalknote 〜営業部編〜

会社によって、Talknoteの使い方は様々です。提供している私たちも知らないような利用をされているお客様もいらっしゃいます。だからこそ「いい会社ストーリー」という形で、様々なTalknote利用法をご紹介しています。そこで、今回はトークノート株式会社が社内SNS「Talknote」をどのように使っているか、社員の方々にインタビューしました!

今回、お話をしてくれたのはセールス&サポートユニットのお二人、外勤担当の岡部さんと内勤担当の南部さんです。

岡部 / セールス&サポート

2016年9月にトークノートにジョイン!現在、外勤営業として毎日、お客様とお話をしております。趣味を探すことが趣味です。

南部 / セールス&サポート

2017年1月にトークノートにジョイン!現在、内勤営業を担当。業界未経験ですが、元ホテルマンのホスピタリティを活かして、頑張ります。

ー 岡部さんは、前職でどのような情報共有をしていたんですか?

岡部:
情報共有をあまり頻繁にはしていなかったですね(笑)。前職は個人プレーで成立する営業部隊だったので、週次報告のみ行っていて、リアルタイムでの情報共有は少なかったです。だからこそ、トークノートに入社して、営業部におけるリアルタイムに行う情報共有の重要性を実感しました。

例えば、お客様から要望をもらった時に、一人で要望に対する回答を考えるよりも、即座に上司や同僚に相談する方が素早い対応ができます。周囲の人が答えをもっている可能性は大いにありますからね。報告・相談の文化がないと、一人で時間をかけて考え、自己判断する癖は染みつきます。前職時代には、その癖のせいでお客様への対応が遅くなり、結果的に失注してしまうということもありました。そのような経験と今の比較から、リアルタイムでの情報共有は重要だと感じています。

ー なるほど。他に、リアルタイムで情報共有を行うことのメリットはありますか?

岡部:
上長からリアルタイムにツッコミを受けることができ、思考癖がつきました。外回りしている際もメッセージで「なんで?」「じゃあ、次どうするの?」と常に聞かれます。思考癖がつくと、目的を持った行動ができるので、振り返りもスムーズです。かつ上司からもフィードバックがもらえますから、判断の質はぐんと上がります。

ー 今は、外勤・内勤ペアで動いているんですよね?

岡部:
そうですね。なので、「外勤—内勤」間での情報共有は密に行っています。例えば、内勤が新規でアポイントメントを取得した際、お客様の検討背景、課題、温度感などについて、計3回ほど外勤に共有してくれます。1回目がアポ取得時にオンラインで共有。2回目は、社内に戻った時に口頭で共有。3回目には訪問前日にメッセージでリマインドをしてくれます。毎日、外回りをしていると、情報過多状態になりますから、そうやって前日に整理された情報を送ってくれるのは大変ありがたいです。

その配慮ある情報共有にはアポに至るまでの内勤の努力や想いが乗っかっていますから、モチベーションにも繋がります。まさにチームプレイですよね。

南部:
そうですね。内勤も商談後に投稿される議事録で、自分が取得したアポがうまくいっていると、単純に嬉しいですし。ちなみに「外勤—内勤」だけではなく、「内勤—内勤」でもチームプレイはできていると思います。「インサイド情報共有」というグループがあり、内勤営業における気づきや上長からのフィードバックを共有しています。後から入社した自分も、このグループを見て、スキルアップのヒントを得ています。

ー Talknoteを利用してみて、「便利だな」と感じた部分はどこですか?

南部:
「同じ時間、同じ場所」にいない外勤と内勤がストレスなくコミュニケーションをとれることですね。メール&電話だと、情報の受け手が今どういう状況なのかわかりませんが、Talknoteは「ログイン確認」「既読/未読機能」などで、相手の状況を把握できます。外勤が応答できない理由の予想がつくと、余計なストレスはなくなりますからね。

岡部:
応対できない状況で電話がかかってくると外勤もモヤモヤするんですよね(笑)。「出たいが、出れない。だけど、電話がかかってくるということは緊急度が高いのではないか・・・」と思い、折り返したら、大した内容じゃないなんてこともありますからね。Talknoteを利用する場合、連絡手段が増えるので、「依頼事→タスク化」「お客様からのご連絡→メッセージ」「アポの取得→グループ」「トラブル→電話」など情報の緊急度/重要度によって使い分けができます。そこは、非常に便利だと感じますね。

 

ーTalknoteに関するお問い合わせはこちらー


 

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  • 2017年04月14日 | 10:15

【活用術インタビュー】トークノートのTalknote 〜営業⇄管理編〜

会社によって、Talknoteの使い方は様々です。提供している私たちも知らないような利用をされているお客様もいらっしゃいます。だからこそ「いい会社ストーリー」という形で、様々なTalknote利用法をご紹介しています。そこで、今回はトークノート株式会社が社内SNS「Talknote」をどのように使っているか、社員の方々にインタビューしました!

今回、お話をしてくれたのはセールス&サポートユニットの和田さんとコーポレートユニットの田崎さんです。

和田 / セールス&サポート

2013年11月1日にトークノートにJoin。趣味は食べること、漫画を読むこと、走ること…そして、博多華丸大吉の大大大ファンです

田崎 / コーポレート

2015年10月にJoin!サポート・スタンプ作成・総務・人事・秘書してます。チャン・グンソクとBIG BANG、韓国ドラマが好きです

ー 和田さんはトークノートに転職して3年経ち、Talknote上級者ですが、外勤営業として、一番便利に感じる部分はどこですか?

和田:
客先訪問する前に、そのお客様の情報をすぐ収集できることですね。Talknoteには検索窓があって、そこで「社名」で検索すると、その検索ワードが含まれる投稿が一覧になって表示されます。

そうすると…実は2年前に無料トライアルにお申込み頂いていたとか、問い合わせをもらっていたなどの情報が収集ができます。様々な情報があると、前回の提案より質を上げることができるので、営業活動という点で役立っています。

あと、便利だと思うのは、自分が参加していないグループの情報でもアクセスできることです。開発のやり取り、営業メンバーの日報、上長と同僚の間でどのようなやり取りがされているのかなどを見ることができますので、お客様から依頼があった機能開発の進捗、同僚がどの企業にコンタクトを取っているのかも把握できます。

ー コーポレートユニット(管理部門)では、どういう活用をしているんですか?

田崎:
まず初めに、コーポレートは関わる人が全方位に広がっているので、情報管理が煩雑になりやすい部署です。勤怠表の提出依頼、お知らせ、イベントの出欠確認、書類管理と情報共有する内容は多岐にわたります。その中で、最も管理を煩雑にする要素は受け手の「情報の見落とし」です。「○○の提出日です」とメールで連絡したとすると、当日になって「ごめんなさい、見落としていました。」など言われたりしますからね。それを防ぐためにリマインドを送って、エクセルでチェックシートを作ってと・・・きりないですよね(笑)。でもTalknoteだと、既読/未読機能で、誰が見落としているのかわかるので、未読の人にだけリマインドを送れば大丈夫です。

編集部:
すいません。よく見落とすのは、うちの部署です(笑)。

田崎:
それに、タスク機能で「完了/未完了」が表示されているので、誰が提出したのかわかります。エクセルでチェックシートを作る必要はありません。便利な機能で言うと、グループのメンバーを一気に選択して、メンション(※)をつけられることです。「そのグループに属しているメンバー全員」「全社員」などメンションを使い分けられます。

※メンションとは、特に読んでほしいメンバーに通知をする機能です。投稿画面で「@」を頭にそのメンバーの名前を入力すると、候補者が表示されるのでその中からメンバーを選択できます。

これは、昨年から実装された機能で本当に役に立っています。それまでは、よく引地さん(デザイナー)をメンションに入れ忘れていましたので・・・(笑)。

— 営業部と管理部の間では、どのような活用はされているんですか?

和田:
「申込書受注案件投稿」というグループがあります。これは、お客様から申込み書を頂いた際に、項目を埋めて、投稿するグループです。

投稿の目的は2つ、1つ目は契約書を扱っている管理部への情報共有です。申込書回収日、契約期間、契約料金、契約プラン、契約人数、支払期日と契約書のPDFデータを添付して管理部へ情報共有をし、請求書の依頼をかけます。

田崎:
投稿された時点で、経理のチェックが入り、契約書と記載されているデータを何度も確認し、それが完了したら私が紙の資料におとして、ファイリングをします。

和田:
目的の2つ目は初期導入コンサルティングを希望するお客様をコンサルタントへ伝えることです。絞込検索との相性もよく、「期間」「ユーザー名」で絞込検索ができるので、四半期におけるチームメンバーの受注歴をすぐに調べることもできるます。

これ、メールだったら本当に大変だなと思うことがあります。まず、関係者をCCで追加します。上長、管理部、コンサルタントは入れるにしても、さすがに営業部全員はいれられませんからね。なので、CCに追加されていないメンバーが受注案件を調べる場合、ファイリングされた申込書を見に行ったりしなくちゃいけない。余計な工数がかかるんですね。その点、Talknoteのグループだったら、初めから関係者をグループメンバーにしておけば、投稿するだけで伝わりますからね。本当に楽ですね。

 

ーTalknoteに関するお問い合わせはこちらー


 

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  • 2017年04月12日 | 13:00

【グループ活用法】株式会社日比谷Barの場合

登録をしてもらったお客様から「他のご利用企業はどのようなグループを作っているんですか?」とたずねられることがよくあります。グループ名と概要だけ聞いても、実際の投稿内容がイメージできないことってありますよね。グループ活用法特集では、ご利用されている企業が実際にどんなグループを作成して、どんな内容を投稿しているのかちょっとだけ紹介します!

今回は、日比谷Barのグループ活用法を特集します。

<企業紹介>

企業名 株式会社日比谷Bar
導入人数 100-499名
会社概要: 1990年に日比谷の路地裏に「日比谷Bar」を設立。現在(2016年10月現在)は「日比谷Bar」に加えて、「WHISKY-S」「SAKE HALL」「銀座 B.E.HOUSE」など様々な業態を都内に23店舗展開。創業27年間の運営で培った知見を生かし、飲食業界向けに人財マネジメントのノウハウを紹介するセミナー等も開催しています。

 

<グループ紹介>

「★朝礼前通信」

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グループ説明:その日の朝礼前に、本日のテーマ、意気込み、業務連絡を共有するグループです。業務連絡では勉強会の出席確認、セミナーの案内などをしています。店舗運営型のビジネスは天候に左右されることがあります。この投稿では「天候が悪い中でも、それをチャンスに変えていきましょう!」というエリアマネジャーの思いを出勤するスタッフへしっかりと伝えています。

 

「★本日のGOOD TRY」

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グループ説明:店舗での良い事例や良い取り組みを共有するグループです。この投稿では、雨の中、来店してくださったお客様に対してどのような接客をしたのか、そこから何を気づき、次回の接客へどう活かしていくかなどを共有しています。

 

「★日比谷Barイズム」

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グループ説明:「日比谷Barイズム」という日比谷Barの歴史を共有するグループです。ここでは、20年間以上の歴史を持つ日比谷Barで起きた出来事を時間軸に沿って、投稿をしています。入社したばかりのスタッフがこのグループを見ると、会社への理解が深まり、エンゲージメントも向上します。

業務連絡だけでなく、日々の気づきや歴史を共有しているんですね。こういう投稿を見ていると、社員、アルバイト一人一人の思いの強さを感じますね。ぜひ、グループを作成するヒントにしてみてください!

 

—Talknoteについてのお問い合わせはこちらから—

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  • 2017年01月18日 | 12:30

【Talknote活用法】株式会社フロジャポンの場合

「Talknoteでどういう課題が解決できるの?」「登録はしたけれども、どういう使い方をしていいの?」「利用でどのような効果が得られるの?」という疑問をお持ちの方にご利用企業のTalknote導入の理由や活用方法を紹介します!

この記事では、「FLO PRESTIGE PARIS(フロ プレステージュ パリ)」を全国に115店舗(2016年11月現在)運営している株式会社フロジャポン、商品部の中山様に登壇していただいた時のセミナー内容を抜粋して紹介します。

Q1、Talknoteを導入する前、具体的にどのような課題を抱えていましたか?

Talknote導入前は「本部⇄店舗」の情報共有スピードが非常に遅くなっていましたし、情報が的確に伝わっていないことが頻繁にありました。理由としては、主に2つありました。

  • 店舗にPCはあるが、見る頻度が店長によって異なるので、メールで発信する情報が浸透しにくかった。
  • 全国に114店舗運営していて、エリアマネージャーが複数店舗を担当しているが、1日にまわれる店舗が限られている。特に東北エリアは県をまたいで担当をしているので、店舗の状況を自分の目で把握するのも一苦労

店長会議で対面のコミュニケーションをすると的確に情報が伝わるのですが、店長会議もコストがかかりますので、簡単に回数を増やすことができません。そこで、コミュニケーションツールの検討を行いました。
 

Q2、すばり、Talknoteに決めた理由は?

使いやすさとデザインですね。店長は99%が女性で、年齢層は20~60歳とバラバラだったので、とにかくシンプルで、誰もが簡単に利用できるものを求めていました。
 

Q3、どのようなグループがありますか?

「☆振舞い☆」

グループ説明:現場での良い事例を共有するグループです。「振りとはマニュアル通りにしっかり接客すること」「舞いとはしっかりとした振りをした上でイマジネーションをはたらかせてお客さまに喜んでもらうために自分で考えた行動」を意味します。

「営業関係」

グループ説明:営業に関する情報を現場や本部から双方向で共有するグループです。

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「他社情報」

グループ説明:現場から他社の良い販売事例、他社の良い商品を本部に共有してもらうグループです。今後の政策につなげるためにも役立っています。


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Q4、実際に利用をしてみて、効果はありましたか?

抱えていた課題がかなり解消されました。今までは店舗PCを使う必要がありましたが、Talknoteならスマホで情報共有ができます。PCとは違い、スマホはどんな場面でも開くことができるので、情報共有のスピードは速くなりました。

また、エリアマネージャーたちは以前よりも簡単に、担当店舗の状況を把握することができています。それは、マネージャーだけではなく、全社的にも同様のことが言えます。今までは階層毎に情報共有の壁があり、情報がその壁を越えるのに、時間がかかっていました。しかし、Talknoteというプラットフォームができたことで、壁がなくなり、情報共有がスムーズになりました。

<BEFORE>

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<AFTER>

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また、メッセージ機能を利用して、店長同士が仲良くなったりして、横のつながりも強くなりましたね^^

 

—Talknoteについてのお問い合わせはこちらから—

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  • 2016年12月26日 | 13:42

HR TechとしてのTalknote活用法

人事領域の業務やマネジメントを効率化するHR Tech。国内でも様々なサービスが登場し始め、業界として盛り上がりを見せています。先日、弊社オフィスでHR Techの勉強会を開催しました。本記事では勉強会で弊社代表の小池が話したHR TechとしてのTalknoteの使い方をご紹介します。

<アクションリズム解析で離職防止>

Talknoteにはアクションリズム解析という機能があります。Talknoteが持つ人口知能で社員の日々のコミュニケーションデータを解析し、その解析結果をもとに人材フォローを行うというものです。世界でもトークノートでしか提供をしていません。

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Talknoteで社内のコミュニケーションは完結しますので、社員は毎日Talknoteを利用します。毎日のログインの時間、投稿数、いいね!の数などを解析すると、社員ごとに習慣が見えてきます。 その各自の習慣から外れた行動をし始めた時に、人工知能が「仕事への積極性が低下している」と判断をし、管理者や人事担当者に通知を送る仕組みになっています。その通知が受けた後に、担当者がその人に声をかけ、人材をフォローをします。

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アクションリズム解析の開発背景は二つあります。一つ目は、2015年12月に実施されたストレスチェックの義務化(従業員50名以上の企業)です。厚生労働省の調べによると、精神障害による労災請求件数は年々増加しています。二つ目は、組織が拡大していなく中で属人的に人材フォローが難しくなっていくことです。会社は人数が増えれば、増えるほど、人事担当者のフォローすべき人が見えづらくなっていきます。それを人工知能によって、見える化し、フォローをサポートします。すでに、いくつかの企業では、離職防止策としてご利用してもらっています。

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<双方向のコミュニケーションで内定者をフォロー>

人事担当者と内定者の情報共有ツールとして、Talknoteを導入している企業がいくつもございます。某食品メーカー企業は、導入前、人事担当者と内定者との連絡をメールで行ってましたが、学生はメールを見ていないことも多く、コミュニケーションが一方通行になっていました。また、会社としても、プライベートで利用されるLINEやFacebookの利用を認めることができない状況ということでした。

しかし、Talknote導入後は双方向性の高いコミュニケーションが実現し、会社の情報を定期的に伝えることができようになり、研修の役割も担っている。また、アクションリズム解析を活用し、内定辞退を防ぐ取り組みをしているとのことです。

 

<Talknoteの今後の展開>

直近の取り組みでは、組織コンサルティングの株式会社識学と共同で新機能を開発しました。組織として最適なコミュニケーションを取れているかを探知できる機能です。組織にとって、ネガティブなコミュニケーションを察して、管理者へ通知をします。

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また、今後リリース予定になっているのは、過重労働を早く探知をする「オーバーワーク探知」機能です。先日、電通の残念な事件がありましたが、過重労働の事実を会社が早く探知していたら、あのような事件は起こらなかったかもしれません。しかし、ながら人間の力で全てをチェックするには限界があります。そこで、「オーバーワーク探知」がそのサポートをします。

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このようにして、業務効率化だけではなく、組織を強くするツールを目指していきます。

 

—Talknoteの利用トライアルはこちらから—

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  • 2014年09月26日 | 20:49

「グループ活用例」のご紹介

多くのトークノートご利用企業様からグループの活用例についてご相談を受けます。そこで、今回は多くの企業様で作成されているグループ例を紹介いたします。
グループの運用イメージなど詳細を確認されたい場合は、グループ名をクリックしてください。

グループ活用例

# グループ名 補足
1 経営陣の想い・考え 経営陣からのビジョンや日々の考え、施策の背景等の共有
2 経営陣への意見箱 経営陣への意見・提案・相談等
3 お客様からの声 お客様からの要望やクレームの共有
4 成功/失敗事例の共有 成功/失敗事例の共有
5 ◯◯方法の共有 各種ナレッジの共有
6 PR情報 プレス・ニュースリリース・メディア掲載情報の共有
7 人事情報 組織変更・昇格・入社・退職・慶弔等の情報の共有
8 競合・業界情報 業界や競合の動向・最新情報の共有
9 ◯◯からのお知らせ 特定グループからのお知らせ
10 ◯◯の意見が聞きたい 特定グループの意見を聞く
11 ◯◯への依頼・相談 特定グループへの依頼や要望等
12 ◯◯エリア 特定エリアでの情報・進捗共有
13 ◯◯部(◯◯店) 部署/チーム/店舗の情報・進捗共有
14 ◯◯プロジェクト 社内プロジェクトの情報・進捗共有
15 ◯◯会議 会議のアジェンダや議事録の共有
16 問い合せ対応 HPからの各種問合せがあった際に自動投稿
17 予約システム連携 予約サービスに登録のあった際に自動投稿
18 業務報告 従業員からの情報発信、日報/週報/月報等
19 勤怠連絡 欠勤/遅刻/早退連絡
20 緊急連絡 災害時の安否確認
21 お客様からの絶賛 お客様から頂いたお褒めの言葉の共有
22 MVP 手本となる行動をとった社員を表彰
23 社内イベント 全社・部門単位でのイベント等の情報や思い出を共有
24 ランチ情報 近くのお店の情報などを共有
25 自己紹介 新入社員の自己紹介
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