Talknote活用法

  • 2016年12月28日 | 12:30

「Talknoteで情報共有の壁がなくなりました」(株式会社フロジャポン)

「Talknoteでどういう課題が解決できるの?」

「登録はしたけれども、どういう使い方をしていいの?」

「利用でどのような効果が得られるの?」

という疑問をお持ちの方にご利用企業のTalknote導入の理由や活用方法を紹介します!
この記事では、「FLO PRESTIGE PARIS(フロ プレステージュ パリ)」を全国に115店舗(2016年11月現在)運営している株式会社フロジャポン、商品部の中山様に登壇していただいた時のセミナー内容を抜粋して紹介します。

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Q1、Talknoteを導入する前、具体的にどのような課題を抱えていましたか?

Talknote導入前は「本部⇄店舗」の情報共有スピードが非常に遅くなっていましたし、情報が的確に伝わっていないことが頻繁にありました。理由としては、主に2つありました。

  • 店舗にPCはあるが、見る頻度が店長によって異なるので、メールで発信する情報が浸透しにくかった。
  • 全国に114店舗運営していて、エリアマネージャーが複数店舗を担当しているが、1日にまわれる店舗が限られている。特に東北エリアは県をまたいで担当をしているので、店舗の状況を自分の目で把握するのも一苦労

店長会議で対面のコミュニケーションをすると的確に情報が伝わるのですが、店長会議もコストがかかりますので、簡単に回数を増やすことができません。そこで、コミュニケーションツールの検討を行いました。

 

Q2、すばり、Talknoteに決めた理由は?

使いやすさとデザインですね。店長は99%が女性で、年齢層は20~60歳とバラバラだったので、とにかくシンプルで、誰もが簡単に利用できるものを求めていました。

 

Q3、どのようなグループがありますか?

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グループ名:☆振舞い☆

グループ説明:現場での良い事例を共有するグループです。「振りとはマニュアル通りにしっかり接客すること」「舞いとはしっかりとした振りをした上でイマジネーションをはたらかせてお客さまに喜んでもらうために自分で考えた行動」を意味します。

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グループ名:営業関係

グループ説明:営業に関する情報を現場や本部から双方向で共有するグループです。

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グループ名:他社情報

グループ説明:現場から他社の良い販売事例、他社の良い商品を本部に共有してもらうグループです。今後の政策につなげるためにも役立っています。


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Q4、実際に利用をしてみて、効果はありましたか?

抱えていた課題がかなり解消されました。今までは店舗PCを使う必要がありましたが、Talknoteならスマホで情報共有ができます。PCとは違い、スマホはどんな場面でも開くことができるので、情報共有のスピードは速くなりました。

また、エリアマネージャーたちは以前よりも簡単に、担当店舗の状況を把握することができています。それは、マネージャーだけではなく、全社的にも同様のことが言えます。今までは階層毎に情報共有の壁があり、情報がその壁を越えるのに、時間がかかっていました。しかし、Talknoteというプラットフォームができたことで、壁がなくなり、情報共有がスムーズになりました。

<BEFORE>

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<AFTER>

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また、メッセージ機能を利用して、店長同士が仲良くなったりして、横のつながりも強くなりましたね^^

 

—Talknoteの利用トライアルはこちらから—

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  • 2016年12月26日 | 13:42

HR TechとしてのTalknote活用法

人事領域の業務やマネジメントを効率化するHR Tech。国内でも様々なサービスが登場し始め、業界として盛り上がりを見せています。先日、弊社オフィスでHR Techの勉強会を開催しました。本記事では勉強会で弊社代表の小池が話したHR TechとしてのTalknoteの使い方をご紹介します。

<アクションリズム解析で離職防止>

Talknoteにはアクションリズム解析という機能があります。Talknoteが持つ人口知能で社員の日々のコミュニケーションデータを解析し、その解析結果をもとに人材フォローを行うというものです。世界でもトークノートでしか提供をしていません。

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Talknoteで社内のコミュニケーションは完結しますので、社員は毎日Talknoteを利用します。毎日のログインの時間、投稿数、いいね!の数などを解析すると、社員ごとに習慣が見えてきます。 その各自の習慣から外れた行動をし始めた時に、人工知能が「仕事への積極性が低下している」と判断をし、管理者や人事担当者に通知を送る仕組みになっています。その通知が受けた後に、担当者がその人に声をかけ、人材をフォローをします。

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アクションリズム解析の開発背景は二つあります。一つ目は、2015年12月に実施されたストレスチェックの義務化(従業員50名以上の企業)です。厚生労働省の調べによると、精神障害による労災請求件数は年々増加しています。二つ目は、組織が拡大していなく中で属人的に人材フォローが難しくなっていくことです。会社は人数が増えれば、増えるほど、人事担当者のフォローすべき人が見えづらくなっていきます。それを人工知能によって、見える化し、フォローをサポートします。すでに、いくつかの企業では、離職防止策としてご利用してもらっています。

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<双方向のコミュニケーションで内定者をフォロー>

人事担当者と内定者の情報共有ツールとして、Talknoteを導入している企業がいくつもございます。某食品メーカー企業は、導入前、人事担当者と内定者との連絡をメールで行ってましたが、学生はメールを見ていないことも多く、コミュニケーションが一方通行になっていました。また、会社としても、プライベートで利用されるLINEやFacebookの利用を認めることができない状況ということでした。

しかし、Talknote導入後は双方向性の高いコミュニケーションが実現し、会社の情報を定期的に伝えることができようになり、研修の役割も担っている。また、アクションリズム解析を活用し、内定辞退を防ぐ取り組みをしているとのことです。

 

<Talknoteの今後の展開>

直近の取り組みでは、組織コンサルティングの株式会社識学と共同で新機能を開発しました。組織として最適なコミュニケーションを取れているかを探知できる機能です。組織にとって、ネガティブなコミュニケーションを察して、管理者へ通知をします。

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また、今後リリース予定になっているのは、過重労働を早く探知をする「オーバーワーク探知」機能です。先日、電通の残念な事件がありましたが、過重労働の事実を会社が早く探知していたら、あのような事件は起こらなかったかもしれません。しかし、ながら人間の力で全てをチェックするには限界があります。そこで、「オーバーワーク探知」がそのサポートをします。

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このようにして、業務効率化だけではなく、組織を強くするツールを目指していきます。

 

—Talknoteの利用トライアルはこちらから—

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  • 2014年09月26日 | 20:49

「グループ活用例」のご紹介

多くのトークノートご利用企業様からグループの活用例についてご相談を受けます。そこで、今回は多くの企業様で作成されているグループ例を紹介いたします。
グループの運用イメージなど詳細を確認されたい場合は、グループ名をクリックしてください。

グループ活用例

# グループ名 補足
1 経営陣の想い・考え 経営陣からのビジョンや日々の考え、施策の背景等の共有
2 経営陣への意見箱 経営陣への意見・提案・相談等
3 お客様からの声 お客様からの要望やクレームの共有
4 成功/失敗事例の共有 成功/失敗事例の共有
5 ◯◯方法の共有 各種ナレッジの共有
6 PR情報 プレス・ニュースリリース・メディア掲載情報の共有
7 人事情報 組織変更・昇格・入社・退職・慶弔等の情報の共有
8 競合・業界情報 業界や競合の動向・最新情報の共有
9 ◯◯からのお知らせ 特定グループからのお知らせ
10 ◯◯の意見が聞きたい 特定グループの意見を聞く
11 ◯◯への依頼・相談 特定グループへの依頼や要望等
12 ◯◯エリア 特定エリアでの情報・進捗共有
13 ◯◯部(◯◯店) 部署/チーム/店舗の情報・進捗共有
14 ◯◯プロジェクト 社内プロジェクトの情報・進捗共有
15 ◯◯会議 会議のアジェンダや議事録の共有
16 問い合せ対応 HPからの各種問合せがあった際に自動投稿
17 予約システム連携 予約サービスに登録のあった際に自動投稿
18 業務報告 従業員からの情報発信、日報/週報/月報等
19 勤怠連絡 欠勤/遅刻/早退連絡
20 緊急連絡 災害時の安否確認
21 お客様からの絶賛 お客様から頂いたお褒めの言葉の共有
22 MVP 手本となる行動をとった社員を表彰
23 社内イベント 全社・部門単位でのイベント等の情報や思い出を共有
24 ランチ情報 近くのお店の情報などを共有
25 自己紹介 新入社員の自己紹介
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  • 2014年09月25日 | 11:14

質問をしたいとき、仕事の邪魔になってしまわないかが気になり、
声をかけにくい事ってありませんか?『的確に返信!『サポート掲示板グループ』

先日、ブログにUPしました
トークノート社のTalknote活用動画!(実際に使っているグループ6つを公開!)の、
もっと詳しく編の第5弾!!!

ラストの今回は、相手の仕事を中断させずに、的確なサポート!
「サポート掲示板グループ」をご紹介します!

私は普段お客様から頂いたお問い合わせに回答をする、
サポート業務を担当しています。

トークノートのお問い合わせはトークノートの操作方法だけではなく、
不具合や、ご要望、こんな使い方出来ないか?などの活用法、
料金に関してなど様々です。

ご要望であれば、今後開発予定があるのか?や、
不具合に関しては「エンジニア」に確認が必要だったり、
使い方などの活用法は直接お客様に提案する機会が多い「セールス」に確認、
料金に関しては「総務」に確認が必要だったりと…

私だけの知識だけでは返信出来ず、他部署のご協力が必要なお問い合わせも多数ございます。

ですが、みんな自身の仕事をしているので、話しかけにくい、タイミングが分からない。。。。
と言った事がありました。

そこで、私はサポート掲示板のグループを作成し、頂いたお問い合わせを確認したい担当にメンションを付けて投稿し、回答を頂いてからお客様にご返信するようにしています。

みんなの仕事を中断させる事も無く、お問い合わせにも間違った回答を返信する事もなくなりますし、お問い合わせの内容の共有にも活用できています。

サポートとしてだけではなく、『なんかちょっと聞きにくい…』事は
トークノートを是非活用してみてください!

《無料登録はこちら》
社員も会社もハッピーに。いい会社をつくる社内SNS
 

《以前の活用法ブログはこちら》
初公開!トークノート社のTalknote活用画面!
トークノート社のTalknote活用画面!(グループ編)
トークノート社のTalknote活用画面!(リアルタイムで問題解決編)
トークノート社のTalknote活用動画!(実際に使っているグループ6つを公開!)
トークノート社のTalknote活用画面!(気持ちを込めた『おやつグループ』)
トークノート社のTalknote活用画面!(お客様のお褒めの声を共有する 『顧客からの絶賛グループ』)
トークノート社のTalknote活用画面!(エンジニア全員が参加する『Developers グループ』)
トークノート社のTalknote活用画面!(承認のスピードUP!『経費申請グループ』)

質問をしたいとき、仕事の邪魔になってしまわないかが気になり、
声をかけにくい事ってありませんか?『的確に返信!『サポート掲示板グループ』
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  • 2014年09月22日 | 11:37

最近、社員との距離が遠くなった。。。と感じていませんか?

創業当初は数人。誰が何をしているのかは一目瞭然。それが
次第に会社が大きくなり、10人・30人・50人と人数が増えたときに
誰が何をしているのかわかりずらくなってきた。そんな今、

『なんだか近くにいるのに遠いな…』 

  と感じることはありませんか?

でもこれは自分だけではなく、他の社員の方々も同じことを感じています。
お互いにそう思っているとどんどん距離は遠くなるばかり。
何かきっかけがあればこの距離は近くなるはずなのに…

経営層と現場間のコミュニケーションは多くの会社が抱える課題です。

社内のコミュニケーションは大きく分けて3つ。

 ①   ヨコ(部門間や職場内の同僚同士)のコミュニケーション

 ②   タテ(上司と部下)のコミュニケーション

 ③   全社的(経営層と現場)なコミュニケーション

これらを全て滞り無く行うことは非常に難しい。
そこで社内SNSのトークノート。

トークノートではタイムライン・グループ・メッセージの3つの機能があり、
全社的なコミュニケーションにはタイムラインが、
ヨコやタテのコミュニケーションにはグループが活用できます。
投稿に対していいね!やコメントをつけることで“ぐっ”と距離が近くなるはず。また、情報の蓄積もでき、
社内全体の一体感も生まれてきます。

そんなコミュニケーションの距離感を縮めるトークノート。
実際にご利用いただいてる株式会社ファクト様もトークノートをうまく活用し、会社を一体感や風通しのよい雰囲気にできているそう。

ぜひご覧ください!
ファクト様導入事例→事業部毎の情報をオープンにしたら会社が1つになりました。

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  • 2014年09月18日 | 08:59

決裁スピードの遅さへの不満、口頭での承認で後々問題になったご経験はありませんか?
(承認のスピードUP!『経費申請グループ』)

先日、ブログにUPしました
トークノート社のTalknote活用動画!(実際に使っているグループ6つを公開!)の、
もっと詳しく編の第4弾!!!

今回は、承認のスピードUP!『経費申請グループ』をご紹介します!

今まで、会社の経費の申請の際、
稟議書が必要で意思決定まで時間がかかってしまったり、
急ぎの際に口頭承認してしまい、言った、言ってない。の問題になってしまう事もあるかと思います。

トークノート社では
・承認のスピード向上
・口頭承認解消によるガバナンスの強化
・経理側の事前経費把握

に『経費申請グループ』を活用しています。

このグループでは経費申請の際に必要項目を投稿し、
特定の人が「いいね!」を押す事によって、承認される。
といった使い方です。

『いいね!』じゃ軽すぎないか?
と思われる方も多いと思いますが、

このグループにはしっかりとルールが設けてあります。

①項目の記載

商品名(商品URL)
購入理由
購入金額
経費負担部

②いいね!する人(承認する人),
「諸経費申請グループ」で決裁出来るものを限定しルール化。

諸経費申諸経費申請で決裁されるものは下記になります。
■交際費・会議費・研修費
 ⇒決裁者:○○
■備品(5万円未満)
 ⇒決裁者:○○
■備品(5万円以上)
 ⇒決裁者:○○
■広告宣伝費(5万円未満)
 ⇒決裁者:所属長
 5万円以上は稟議書対応
■出張
 ⇒決裁者:所属長

こちらは弊社で、実際にルール化している一部内容です。
もちろん全てが『いいね!』だけで、承認が出来る訳ではありませんが、
会社の決済権限規定に基づいて会社経費の事前承認として活用しています。

しっかりとルール付けは大事になりますが、
承認スピードの向上、口頭承認解消によるガバナンスの強化、
経理側の事前経費把握に役立ちますので、是非活用してみてください!

《無料登録はこちら》
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《以前の活用法ブログはこちら》
初公開!トークノート社のTalknote活用画面!
トークノート社のTalknote活用画面!(グループ編)
トークノート社のTalknote活用画面!(リアルタイムで問題解決編)
トークノート社のTalknote活用動画!(実際に使っているグループ6つを公開!)
トークノート社のTalknote活用画面!(気持ちを込めた『おやつグループ』)
トークノート社のTalknote活用画面!(お客様のお褒めの声を共有する 『顧客からの絶賛グループ』)
トークノート社のTalknote活用画面!(エンジニア全員が参加する『Developers グループ』)

決裁スピードの遅さへの不満、口頭での承認で後々問題になったご経験はありませんか?
(承認のスピードUP!『経費申請グループ』)
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