Talknote活用法

  • 2014年09月25日 | 11:14

質問をしたいとき、仕事の邪魔になってしまわないかが気になり、
声をかけにくい事ってありませんか?『的確に返信!『サポート掲示板グループ』

先日、ブログにUPしました
トークノート社のTalknote活用動画!(実際に使っているグループ6つを公開!)の、
もっと詳しく編の第5弾!!!

ラストの今回は、相手の仕事を中断させずに、的確なサポート!
「サポート掲示板グループ」をご紹介します!

私は普段お客様から頂いたお問い合わせに回答をする、
サポート業務を担当しています。

トークノートのお問い合わせはトークノートの操作方法だけではなく、
不具合や、ご要望、こんな使い方出来ないか?などの活用法、
料金に関してなど様々です。

ご要望であれば、今後開発予定があるのか?や、
不具合に関しては「エンジニア」に確認が必要だったり、
使い方などの活用法は直接お客様に提案する機会が多い「セールス」に確認、
料金に関しては「総務」に確認が必要だったりと…

私だけの知識だけでは返信出来ず、他部署のご協力が必要なお問い合わせも多数ございます。

ですが、みんな自身の仕事をしているので、話しかけにくい、タイミングが分からない。。。。
と言った事がありました。

そこで、私はサポート掲示板のグループを作成し、頂いたお問い合わせを確認したい担当にメンションを付けて投稿し、回答を頂いてからお客様にご返信するようにしています。

みんなの仕事を中断させる事も無く、お問い合わせにも間違った回答を返信する事もなくなりますし、お問い合わせの内容の共有にも活用できています。

サポートとしてだけではなく、『なんかちょっと聞きにくい…』事は
トークノートを是非活用してみてください!

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《以前の活用法ブログはこちら》
初公開!トークノート社のTalknote活用画面!
トークノート社のTalknote活用画面!(グループ編)
トークノート社のTalknote活用画面!(リアルタイムで問題解決編)
トークノート社のTalknote活用動画!(実際に使っているグループ6つを公開!)
トークノート社のTalknote活用画面!(気持ちを込めた『おやつグループ』)
トークノート社のTalknote活用画面!(お客様のお褒めの声を共有する 『顧客からの絶賛グループ』)
トークノート社のTalknote活用画面!(エンジニア全員が参加する『Developers グループ』)
トークノート社のTalknote活用画面!(承認のスピードUP!『経費申請グループ』)

質問をしたいとき、仕事の邪魔になってしまわないかが気になり、
声をかけにくい事ってありませんか?『的確に返信!『サポート掲示板グループ』
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  • 2014年09月22日 | 11:37

最近、社員との距離が遠くなった。。。と感じていませんか?

創業当初は数人。誰が何をしているのかは一目瞭然。それが
次第に会社が大きくなり、10人・30人・50人と人数が増えたときに
誰が何をしているのかわかりずらくなってきた。そんな今、

『なんだか近くにいるのに遠いな…』 

  と感じることはありませんか?

でもこれは自分だけではなく、他の社員の方々も同じことを感じています。
お互いにそう思っているとどんどん距離は遠くなるばかり。
何かきっかけがあればこの距離は近くなるはずなのに…

経営層と現場間のコミュニケーションは多くの会社が抱える課題です。

社内のコミュニケーションは大きく分けて3つ。

 ①   ヨコ(部門間や職場内の同僚同士)のコミュニケーション

 ②   タテ(上司と部下)のコミュニケーション

 ③   全社的(経営層と現場)なコミュニケーション

これらを全て滞り無く行うことは非常に難しい。
そこで社内SNSのトークノート。

トークノートではタイムライン・グループ・メッセージの3つの機能があり、
全社的なコミュニケーションにはタイムラインが、
ヨコやタテのコミュニケーションにはグループが活用できます。
投稿に対していいね!やコメントをつけることで“ぐっ”と距離が近くなるはず。また、情報の蓄積もでき、
社内全体の一体感も生まれてきます。

そんなコミュニケーションの距離感を縮めるトークノート。
実際にご利用いただいてる株式会社ファクト様もトークノートをうまく活用し、会社を一体感や風通しのよい雰囲気にできているそう。

ぜひご覧ください!
ファクト様導入事例→事業部毎の情報をオープンにしたら会社が1つになりました。

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  • 2014年09月18日 | 08:59

決裁スピードの遅さへの不満、口頭での承認で後々問題になったご経験はありませんか?
(承認のスピードUP!『経費申請グループ』)

先日、ブログにUPしました
トークノート社のTalknote活用動画!(実際に使っているグループ6つを公開!)の、
もっと詳しく編の第4弾!!!

今回は、承認のスピードUP!『経費申請グループ』をご紹介します!

今まで、会社の経費の申請の際、
稟議書が必要で意思決定まで時間がかかってしまったり、
急ぎの際に口頭承認してしまい、言った、言ってない。の問題になってしまう事もあるかと思います。

トークノート社では
・承認のスピード向上
・口頭承認解消によるガバナンスの強化
・経理側の事前経費把握

に『経費申請グループ』を活用しています。

このグループでは経費申請の際に必要項目を投稿し、
特定の人が「いいね!」を押す事によって、承認される。
といった使い方です。

『いいね!』じゃ軽すぎないか?
と思われる方も多いと思いますが、

このグループにはしっかりとルールが設けてあります。

①項目の記載

商品名(商品URL)
購入理由
購入金額
経費負担部

②いいね!する人(承認する人),
「諸経費申請グループ」で決裁出来るものを限定しルール化。

諸経費申諸経費申請で決裁されるものは下記になります。
■交際費・会議費・研修費
 ⇒決裁者:○○
■備品(5万円未満)
 ⇒決裁者:○○
■備品(5万円以上)
 ⇒決裁者:○○
■広告宣伝費(5万円未満)
 ⇒決裁者:所属長
 5万円以上は稟議書対応
■出張
 ⇒決裁者:所属長

こちらは弊社で、実際にルール化している一部内容です。
もちろん全てが『いいね!』だけで、承認が出来る訳ではありませんが、
会社の決済権限規定に基づいて会社経費の事前承認として活用しています。

しっかりとルール付けは大事になりますが、
承認スピードの向上、口頭承認解消によるガバナンスの強化、
経理側の事前経費把握に役立ちますので、是非活用してみてください!

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初公開!トークノート社のTalknote活用画面!
トークノート社のTalknote活用画面!(グループ編)
トークノート社のTalknote活用画面!(リアルタイムで問題解決編)
トークノート社のTalknote活用動画!(実際に使っているグループ6つを公開!)
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トークノート社のTalknote活用画面!(お客様のお褒めの声を共有する 『顧客からの絶賛グループ』)
トークノート社のTalknote活用画面!(エンジニア全員が参加する『Developers グループ』)

決裁スピードの遅さへの不満、口頭での承認で後々問題になったご経験はありませんか?
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  • 2014年09月10日 | 09:52

ちょっとした情報共有がチームのコミュニケーション強化につながっている!
(エンジニア全員が参加する『Developers グループ』)

先日、ブログにUPしました
トークノート社のTalknote活用動画!(実際に使っているグループ6つを公開!)の、
もっと詳しく編の第三弾!!!

今回は、エンジニア全員が参加している『Developers グループ』をご紹介します!

決して、エンジニアに限ったことではないですが、
トークノート社のエンジニアは、スピーディに良い製品を作るためには、
最新の技術情報や知識の共有が非常に重要だと考えています。

個々のエンジニアが、自分だけでは分からないことや問題の解決が出来ないといったケースも多いからです。

このグループでは、そのような製品クオリティや生産性を向上するために、
参考になる技術関連のブログや記事を投稿したり、バグの報告、
プログラムコードを貼付けてレビューをしてもらったり、
他のエンジニアの意見をもらったりすることで、チームとしての生産性向上や教育に役立てています。

この様なやり取りを、都度メールでされていらっしゃる方も多いと思いますが、
過去の経緯やシェアされたナレッジを一覧で見る事が出来なかったり、
チャット形式のツールでやり取りしている場合は、
コメントする際に案件を引用して回答し、また引用して…を繰り返し、
乱雑になり、分かりづらく感じる事も多いと思います。


トークノートでは、ひとつひとつの投稿に対して、
時系列で簡単にコメントする事が出来るので、過去の経緯も一覧で把握することができるようになります。

チームのコミュニケーション強化に、是非役立ててみてください!

《以前の活用法ブログはこちら》
初公開!トークノート社のTalknote活用画面!
トークノート社のTalknote活用画面!(グループ編)
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  • 2014年09月03日 | 10:41

社員のモチベーションが一番上った方法とは?! トークノート社のTalknote活用画面!     (お客様のお褒めの声を共有する 『顧客からの絶賛グループ』)

先日、ブログにUPしました
トークノート社のTalknote活用動画!(実際に使っているグループ6つを公開!)の、
もっと詳しく編の第二弾!!!

今回は、『顧客からの絶賛グループ』をご紹介します。

このグループは、お客様からいただいたお褒めの声をUPする。
グループ名そのままのグループです!

『なんで共有するの?』

と思う方もいらっしゃるかと思いますが、
実際、直接お客様と接する機会のないお仕事をされている方々は、
売上などの数字でしか自分の関わっている仕事の成果が分からないといったことが多いのではないでしょうか?

実際にトークノート社でも、直接お客様と接する機会が多い
セールス担当やサポート担当が、
エンジニアやデザイナーには積極的に伝えてあげないとお客様の声は届きません。

トークノート社では 先日HPをリニューアルしたのですが、
『見やすくなった!』
『サービス分かりやすくなった!』
など、
お客様からのいただいた声を『顧客からの絶賛グループ』に投稿する。
この共有が社内で一緒に働くみんなのモチベーションアップに繋がっています。

いつもPCとにらめっこしているデスクワークが中心の方、
飲食店の厨房や工場で働いている方も、
お客様からのお褒めのお声を知ることによって、
きっと、毎日の仕事に取り組むモチベーションが変わります!

皆様も是非作ってみてください!

 

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  • 2014年09月02日 | 14:22

日常のコミュニケーションはメールからソーシャルメディアに

平成25年 情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査という総務省のデータをご紹介。
このグラフはコミュニケーション系メディアの平均利用時間 平日分をさしています。

ポイントは
10代、20代のソーシャルメディアの利用時間がメールの利用時間を大幅に超えているという点。
10代、20代のH24年度のデータと比較をするとなんと約2倍の時間を費やしています。

10代 48.1分 (平成24年度は 26.9分)
20代 45.1分 (平成24年度は 21.9分)

この結果から、メールからSNSへの移行が急速に進んでいることがわかります。
個人間でメールからソーシャルメディアに移行している中で
同じような現象がトークノートをご利用いただいている企業様でもおきています。

例えば、食生活に関わる事業を幅広く展開しているアグリゲートさん

グリゲートさんでは社内メールをすべてトークノートへ移行しているそうです。
トークノートへ移行することで、今までメールでは見えない反応が見えるようになったというお話を聞いています。

アグリゲートさんの詳細はこちらから
→社内メールは全てTalknoteへ移行しました。

なかなか自社のビジョンを語る場所がなかったり
日報を投げても投げっぱなしで返ってこない。

結果、PDCAがまわせてない状態になっているのははありがちではないでしょうか?

そんな課題を解決する社内SNS。ぜひ一度お試しください。
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