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  • 2017年04月14日 | 10:15

【活用術インタビュー】トークノートのTalknote 〜営業⇄管理編〜

会社によって、Talknoteの使い方は様々です。提供している私たちも知らないような利用をされているお客様もいらっしゃいます。だからこそ「いい会社ストーリー」という形で、様々なTalknote利用法をご紹介しています。そこで、今回はトークノート株式会社が社内SNS「Talknote」をどのように使っているか、社員の方々にインタビューしました!

今回、お話をしてくれたのはセールス&サポートユニットの和田さんとコーポレートユニットの田崎さんです。

和田 / セールス&サポート

2013年11月1日にトークノートにJoin。趣味は食べること、漫画を読むこと、走ること…そして、博多華丸大吉の大大大ファンです

田崎 / コーポレート

2015年10月にJoin!サポート・スタンプ作成・総務・人事・秘書してます。チャン・グンソクとBIG BANG、韓国ドラマが好きです

ー 和田さんはトークノートに転職して3年経ち、Talknote上級者ですが、外勤営業として、一番便利に感じる部分はどこですか?

和田:
客先訪問する前に、そのお客様の情報をすぐ収集できることですね。Talknoteには検索窓があって、そこで「社名」で検索すると、その検索ワードが含まれる投稿が一覧になって表示されます。

そうすると…実は2年前に無料トライアルにお申込み頂いていたとか、問い合わせをもらっていたなどの情報が収集ができます。様々な情報があると、前回の提案より質を上げることができるので、営業活動という点で役立っています。

あと、便利だと思うのは、自分が参加していないグループの情報でもアクセスできることです。開発のやり取り、営業メンバーの日報、上長と同僚の間でどのようなやり取りがされているのかなどを見ることができますので、お客様から依頼があった機能開発の進捗、同僚がどの企業にコンタクトを取っているのかも把握できます。

ー コーポレートユニット(管理部門)では、どういう活用をしているんですか?

田崎:
まず初めに、コーポレートは関わる人が全方位に広がっているので、情報管理が煩雑になりやすい部署です。勤怠表の提出依頼、お知らせ、イベントの出欠確認、書類管理と情報共有する内容は多岐にわたります。その中で、最も管理を煩雑にする要素は受け手の「情報の見落とし」です。「○○の提出日です」とメールで連絡したとすると、当日になって「ごめんなさい、見落としていました。」など言われたりしますからね。それを防ぐためにリマインドを送って、エクセルでチェックシートを作ってと・・・きりないですよね(笑)。でもTalknoteだと、既読/未読機能で、誰が見落としているのかわかるので、未読の人にだけリマインドを送れば大丈夫です。

編集部:
すいません。よく見落とすのは、うちの部署です(笑)。

田崎:
それに、タスク機能で「完了/未完了」が表示されているので、誰が提出したのかわかります。エクセルでチェックシートを作る必要はありません。便利な機能で言うと、グループのメンバーを一気に選択して、メンション(※)をつけられることです。「そのグループに属しているメンバー全員」「全社員」などメンションを使い分けられます。

※メンションとは、特に読んでほしいメンバーに通知をする機能です。投稿画面で「@」を頭にそのメンバーの名前を入力すると、候補者が表示されるのでその中からメンバーを選択できます。

これは、昨年から実装された機能で本当に役に立っています。それまでは、よく引地さん(デザイナー)をメンションに入れ忘れていましたので・・・(笑)。

— 営業部と管理部の間では、どのような活用はされているんですか?

和田:
「申込書受注案件投稿」というグループがあります。これは、お客様から申込み書を頂いた際に、項目を埋めて、投稿するグループです。

投稿の目的は2つ、1つ目は契約書を扱っている管理部への情報共有です。申込書回収日、契約期間、契約料金、契約プラン、契約人数、支払期日と契約書のPDFデータを添付して管理部へ情報共有をし、請求書の依頼をかけます。

田崎:
投稿された時点で、経理のチェックが入り、契約書と記載されているデータを何度も確認し、それが完了したら私が紙の資料におとして、ファイリングをします。

和田:
目的の2つ目は初期導入コンサルティングを希望するお客様をコンサルタントへ伝えることです。絞込検索との相性もよく、「期間」「ユーザー名」で絞込検索ができるので、四半期におけるチームメンバーの受注歴をすぐに調べることもできるます。

これ、メールだったら本当に大変だなと思うことがあります。まず、関係者をCCで追加します。上長、管理部、コンサルタントは入れるにしても、さすがに営業部全員はいれられませんからね。なので、CCに追加されていないメンバーが受注案件を調べる場合、ファイリングされた申込書を見に行ったりしなくちゃいけない。余計な工数がかかるんですね。その点、Talknoteのグループだったら、初めから関係者をグループメンバーにしておけば、投稿するだけで伝わりますからね。本当に楽ですね。

 

ーTalknoteに関するお問い合わせはこちらー


 

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