NEWS

  • 2015年04月07日 | 19:44

3月17日にトークノート初のユーザー会を開催しました!

3月17日にトークノートユーザー会を開催しました。
トークノート初の試みでしたが、40名を越える方にご参加いただき
大盛況のうちに終えることができました。
ご参加いただいた皆様、ありがとうございました!
当日、参加いただけなかった方へ、当日の様子をレポートしましたので、是非ご覧ください!

当日のタイムテーブル

15:00〜15:05  開会のご挨拶

15:05〜15:45 「Taklknote」今後のサービス展開について
登壇者名:弊社取締役 湯浅 巌

15:45〜16:15  ご利用企業様の活用事例ご紹介
登壇者名:医療法人社団マイスター 理事 古内 克志 様

16:15〜16:30  休憩

16:30〜17:15  トークセッション
モデレーター:弊社代表 小池 温男
登壇者:株式会社トリドール 営業本部 営業サポート部 部付 課長補佐 石川 暁 様
株式会社mediba 代表取締役副社長 神戸 純 様
ヤフー株式会社 メディアサービスカンパニー ニュース本部編集部 部長 山本 芳郎 様

17:15〜18:30  懇親会

thumbnail

「Talknote」今後のサービス展開について
〜業務に必要な全ての情報を一元化する、
ビジネス・コミュニケーション・プラットフォームへ〜

第1部は弊社取締役の湯浅より、Talknoteの今後のサービス展開についてお話をしました。

new_pic (9)

日常のコミュニケーションの変化 〜メールからSNS・LINEへ〜

コミュニケーションの中心はメールから会話の様なスピード感でコミュニケーションがとれるSNSやLINEに移行。プライベートでのメール利用が大幅に減少し、SNSやLINEのスピード感がコミュニケーションのスタンダードになっています。
この変化の流れは、既にビジネスツールへも影響を及ぼし始めています。

その他にも、企業のメール以外のビジネス用コミュニケーションツールの認知拡大、活用・成功事例の増加、クラウドサービス利用意向の高まり、プライベートSNSやLINEをビジネスで利用する際のリスクについてなど、今後の企業のコミュニケーションツールの変化の背景となる現象についてお伝えしました。

Talknoteのサービス展開 〜業務に関わる全ての情報を一元化する〜

トークノートでは今まで社内SNSとして社内メールの代替手段としてサービスを展開してきましたが、今後は社外とのやり取りも含めたメール主体の業務における不便を全て改善し、業務に必要な情報をより幅広く集約・共有することができる“ビジネス・コミュニケーション・プラットフォーム“を目指してサービスを展開していきたいと考えています。

メールの6つの不便とは?

メールの不便な点を上げてしまうときりがありませんが以下の6つのことがあげられます。
①すべての受信メールの確認・対応に多くの時間がかかってしまう。
開封して、内容を読んで、返信ボタンを押して、文章を書いて、送信するという一連のプロセスに手間がかかっています。また、迷惑メールや、共有だけのメール(CC)の多さも業務効率を下げる一因になっています。

②手紙の考え方をベースにしているが故の常套句の煩わしさがあること。
お世話になります。○○の××です。よろしくお願いします。という、直接業務とは関係の無い定型文言をいれなければならなりません。

③開いて読んで、後で対応する場合は、未読に戻す。
メールいよる重要連絡や、タスクの依頼を受けた際は、抜け漏れを防ぐために、一度未読に戻し、改めて確認する方が多いのではないでしょうか。これも、二重の手間がかかっています。

④送ったあとの状況が分からない。
受信者が読んだのか? 読んでいないのか? がわからないストレスもあります。

⑤携帯電話・スマホで気軽に見れない。
クラウドメールを使っていない場合は、都度PCを開かなければ内容を確認できない点は、出先での業務が多い職種には非常に不便です。

⑥時系列で一連の流れが分かりにくい。
メールで議論が始まってしまうと、途中で順序がバラバラになったり、既に結論の出た内容に対して議論の途中のメールに返信してしまったりもします。

この様な、メールにおける非効率をTalknoteで無くしていきます。非効率が減ることでもっと売上に直結する業務や顧客へ向き合う事に時間を割いていただきたいという思いがありまう。そしてもっと、いい会社をつくる施策に時間を使ってほしいと考えています。

Talknoteの2015年の短期的なゴール

“便利に!スムーズに!多機能に!でもシンプルで使いやすい”サービスにしていきます。そのために新たな機能を開発中です。新機能に関しては、都度リリースをさせていただきますので、お楽しみに!

Talknote活用事例〜医療業界におけるTalknote導入理由と導入後の効果〜

第2部では、医療法人社団マイスターの古内様よりTalknoteの活用事例をお話いただきました。

new_pic (10)

マイスター様は医科・歯科・介護という3つの業種で、それぞれ複数エリアでの施設を運営されています。
複数の各業種の施設が各地に点在しており、現場を統率していく事の難易度が非常に高いという問題意識をもたれていたそうです。また、それぞれが専門性の高い3つの領域で事業を行っているため、業種間での意思疎通がうまくできないこともあり、現場でもトラブルもあったそうです。その様な状況を解決するべく、コミュニケーションツールの導入を検討、Talknoteを導入していただきました。

実際に導入後どのような変化があったのか? という内容も話をしていただきました。
具体的にはツールが浸透した事で「言った/言わない」のトラブルが減少したり、「今、社内で何が起こっているのか?」がより幅広く共有され、情報伝達のスピードアップになったりと組織全体の「見える化」が促進がされたそうです。

また、異業種間のコミュニティーが発生したり、立地の離れた事業所同士の協力・連携体制が向上したり、コミュニケーション向上による組織の変化も起こったとのことです。データ共有や、社内掲示板の様な使い方も現場から自主的に発生し、Talknoteの利用で当初の狙い以上の副次的な作用もでているようです。

最後に、実際使っているTalknoteを映しながら、どんな内容を投稿するグループで、何故このグループができたのか? どんな時に使っているのか? などリアルな使い方をお話していただきました。

古内様の、他の会社にもTalknoteを活用してほしいという気持ちが伝わる発表でした。
本当にありがとうございました!

トークセッション
〜社内SNS浸透に成功した3社の浸透方法、その後の効果とは?〜

第3部では代表小池と利用企業様とのトークセッションを実施しました。
利用企業を代表して株式会社トリドール 石川様、株式会社mediba 神戸様、ヤフー株式会社 山本様に登壇いただきました。

new_pic (11)

Talknote導入前の課題は?

3社に共通していたのは、メール中心の業務の非効率さが顕在化し、より業務を効率的にスピード感をもって進めたいという問題意識があったようです。

1日400件以上のメールがくる中でそれを開いて、読んで、返信してという流れは非常に手間でした。Talknoteは、いちいち開封せずスクロールして読むだけですし、「お世話になっております」などの定型文もないので、時間の短縮ができていると思っています。(mediba神戸様)

複数のプロジェクトに関わっていると、CCのメールが多く、メールの仕分けに時間が取られてしまい、実際の実行する時間が減ってしまうという問題意識がありました。(トリドール石川様)

どうTalknoteを浸透させたのか?

各社いろいろな工夫をされていました。浸透に悩んでいる企業様はぜひこちら参考にしてみてください!

メンバー全員に使ってもらうまでは時間をかけました。
全員に使ってもらうために上長の方に積極的に入ってもらったり、朝礼などメンバーが集まる場所で本部長から呼びかけてもらったりしました。(ヤフー山本様)

Talknoteを浸透させるために幹部から積極的にTalknoteを利用するようしました。部下からメールをもらってもTalknoteで返すという事もしていました。また、制限を設けないようにしています。唯一のルールは、クローズグループを作ってはいけないということです。人事情報以外に会社でクローズにする必要がある情報はないと考えているからです。グループをオープンにすることで今まで一部のメーリングリストだけで限定されたメンバーに流れていた情報に興味をもって、自ら調べにいくメンバーも増えています。
(mediba 神戸様)

最初は、カジュアルな内容中心に利用しました。席の近いメンバーとわいわいやっていました。そうすると、他の社員も「何か面白いそうな事をしているぞ」と、興味を持ってくれて、自ら参加したいと言ってきてくれました。
強制するのではなく、やってみたいという気持ちをつくることで浸透しやすくなりました。また、新しい人が参加した時は、新しい人の投稿には積極的に「いいね!」をして、投稿しやすい雰囲気も作っています。
(トリドール石川様)

浸透するとどうなったのか?

業務が効率化されたり、社員の顔が見えやすくなったり効果がでているようです。

今まで情報の整理だけで時間が取られていましたが、実行する時間、お客様と向き合う時間が増えました。(トリドール石川様)

東京以外にも地方拠点があるのですが、これまでは地方拠点の社員が日常的に何をしているのかが見えにくい部分もありました。Talknoteを導入してグループでやり取りしてもらうようにすると、投稿内容から、どんな事を考えているのか? 健康状態はどうなのか? といった今まで見えてこなかった部分が見えるようになりました。地方の拠点内のコミュニケーションが活性化されました。(ヤフー山本様)

Talknoteを使うことで社員の距離が少しずつ近くなっています。
珍しいエピソードですが、ある展示会へ商談にいきたかった社員がいたのですが、その展示会の参加予約が終了していたので、Talknoteへどうしても参加したいという趣旨の投稿をしたところ、全く接点のなかった部署のメンバーが、たまたま展示会の主催者と知り合いだったため話をつけてくれ、展示会に参加でき、無事商談が成立したという例もありました。(mediba 神戸様)

その後質疑応答では、質問もたくさんいただきました。
時間内に答えられなかったので改めてブログ等で質問に回答させていただこうと思います!

登壇していただいた株式会社トリドール 石川様、株式会社mediba 神戸様、ヤフー株式会社 山本様 本当にありがとうございました!

第3部のトークセッションで第1回ユーザー会は終了しました。
終了後のアンケートからは「新しい新機能が楽しみだ」「シンプルさを保ちつつ進化してほしい」など今後への期待や「こんな機能をつけて欲しい!」など貴重な意見もいただけました。終わったあともTwitterなどで「これからまだまだよくなりそう!!」「頑張ってほしい」などの声もいただき、改めてユーザーの方に支えられて私たちがいることを実感しました。こういった使ってくれている方の声が私たちの励みになります。

今後もTalkoteをよりよいサービスにすることで、利用企業様の業務効率がはかれるサービスにしていきたいと思います。

今後のTalknoteのサービス展開にご期待ください!!

このエントリーをはてなブックマークに追加